Infos pratiques

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Localisation – Transports

 

Idéalement situé à Auderghem, boulevard des Invalides sur un angle très visible.

 

 

  • En voiture/moto : accès aisé à la E411, au ring Sud.
  • En transports en communs : => chercher l'itinéraire le plus adapté pour rejoindre iCUB
    • métro : station BEAULIEU à 400m,
    • En bus : à 10m bus 72 à 250m bus 34, De Lijn et Tec vers Wavre,
    • En train : à 800m de la Gare DELTA (futur gare RER).

 

 

Quartier agréable et aéré, nombreux commerces de proximité, sandwicherie (en face de l'immeuble), espaces lunchs variés ...

 

 

 

Règlement d'ordre intérieur

 

Ces règles ont été détérminées pour permettre à chacun de cohabiter, de vivre en bon intelligence, en harmonie. Ce règlement est donc le vôtre, il est ouvert à toutes vos suggestions !

 

Objet du présent règlement

Déterminer les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions éventuellement applicables. Il s’applique à tous les membres où qu’ils se trouvent (lieu de travail, parking, salle de repos...).

 

Toute autre prescription générale, portée à la connaissance de tous par note de iCUB, sera considérée comme adjonction au présent règlement et aura une même force d’application. Pour une meilleure information, ce document sera communiqué à chaque nouveau membre, pour qu’il en prenne connaissance. Ce document sera également affiché dans le bureau.

 

Attitude générale

Nous attendons de chaque membre qu'il contribue par son état d'esprit à maintenir l'ambiance positive au sein de iCUB. Nous attendons également de la part de chacun une attitude constructive envers l'équipe (= les autres membres). L'attitude hors et dans les bureaux, qu'il le veuille ou non, déteint sur la réputation de tous. Nous attendons de chacun qu'il se comporte en « ambassadeur » de iCUB.

 

Les membres sont également tenus d'adhérer à la charte éthique reproduite ci-après.

 

Toute personne ayant accès aux locaux ne peut causer du désordre en quelque lieu que ce soit, faire du bruit dans les couloirs, salle de travail, salle de détente de manière à nuire au bon déroulement des activités.

 

Enfin, une tenue vestimentaire correcte, une bonne hygiène corporelle, l'attitude générale envers ses collègues, les clients... font partie des règles élémentaires de savoir-vivre attendues de la part de chacun.

 

 

 

Charte des membres >

 

Cette charte participe au climat de confiance et de respect mutuel, gage du bon déroulement de la collaboration. Les engagements pris ne dispensent ni iCUB, ni le membre des obligations contractuelles ou réglementaires respectives.

 

L’adhésion à ce document constitue un engagement moral, éthique, volontaire et individuel de chacun, dans une vision à long terme.

 

Engagements réciproques

respect des spécialités et spécialisations de chacun ;

respect de la propriété intellectuelle de chacun ;

respect du travail et du bien-être de chacun ;

attitude proactive ;

adopter une attitude assertive en vue d’éviter les conflits ;

collaborer en toute transparence.

 

= participer à la construction d’une culture « d’équipe ».

 

Engagement de iCUB

s’assurer de la bonne compréhension des informations, des consignes, des échanges ;

dans le choix des membres, rechercher la complémentarité entre les profils rencontrer au sein de l'équipe ;

dans le choix des membres, chercher à éviter les mises en concurrence au sein même de l'équipe ;

gérer le bâtiment en bon père de famille ;

assurer l’entretien, l'encadrement adéquat.

 

= permettre à chaque membre de « l'équipe » de s'épanouir.

 

Engagement du membre

respecter et partager les valeurs éthiques de iCUB ;

signaler les carences et/ou incohérences et/ou anomalies rencontrées ;

Informer sans attendre iCUB en cas d'impossibilité et proposer des solutions ;

veiller à limiter au maximum les nuisances ;

adopter une attitude responsable envers l’énergie et les ressources naturelles ;

limiter les déchets et favoriser le recyclage.

 

= agir comme un maillon de « l'équipe ».

 

Convivialité et entraide

Un des rôles que s'est donné iCUB est d'être un lieu d'échange et de partage d'expérience. Nous attendons de chacun des membres qu'il mette son expérience au service des membres : un petit conseil, une petite expertise ... Si l'alchimie que nous espérons se fait, nous imaginons également que les membres feront appel les uns aux autres lorsqu'ils ont besoin des complémentarités des membres. Ainsi, iCUB est présent pour vous aider à capter des clients en dehors mais peut également vous apporter des « clients » au sein même d'iCUB.

 

Afin de faciliter les rencontres, les échanges et de créer des liens, nous avons mis à votre disposition des espaces de convivialité : la cuisine et le petit salon. Une pause ne sera plus jamais une pause, mais l'occasion de s'enrichir au contact des autres membres. Nous ne pouvons évidemment pas forcer les personnes à « jouer le jeu », cependant nous seront attentif à ce que chacun y mette le minimum de bonne volonté.

 

Assemblée générale

Une fois par an, début décembre, une assemblée générale rassemble l'ensemble des membres. Cette assemblée est un exercice d'expression libre destiné à améliorer le concept iCUB, renforcer la cohésion du groupe. C'est aussi l'occasion pour faire des propositions d'adaptation du présent règlement. L'idéal est de rassembler les propositions de modification une semaine avant l'AG pour que tous les membres puissent en prendre connaissance.

 

Accès et horaires d’ouverture

En général, les bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 8:30 à 18:30. Les membres organisent librement leur temps de travail en fonction de ces heures d'ouverture, en cas de nécessités ponctuelles, ils ont bien entendu accès aux locaux en dehors de ces périodes.

 

Le membre n’a l'autorisation d'accéder aux locaux que dans le cadre de son bail. Les membres ne sont aucunement autorisés à introduire dans les espaces de travail des personnes étrangères à celle-ci ou sans rapport avec les activités du/des membres, ainsi que tout animal.

 

En général, les membres réguliers reçoivent une code d'accès au bureau, code dont ils sont responsables.

 

Il incombe à la dernière personne quittant le bureau de vieller à ce que le bureau soit correctement fermé et l'alarme enclenchée. Tout manquement constaté à cette règle est passible au minimum d'un avertissement écrit.

 

Ordre et rangement

Chaque membre est responsable de l'ordre sur le poste de travail mis à sa disposition ainsi qu'aux alentours.

Le membre qui a loué un poste-partagé est tenu de le rendre intégralement libre à son départ : « clean desk ».

Le membre qui a loué un poste-fixe est tenu de le garder dans un ordre « relatif » : ni plus, ni moins désordonné que les postes de ses voisins.

Chaque poste de travail est équipé d'une chaise et d'un bloc tiroir à roulette. Dans le cas d'un poste partagé, un seul des tiroirs est personnel. Les objets de valeurs y sont laissés au risque et péril de son propriétaire.

En complément, chaque poste -fixe ou partagé- reçoit également une étagère de rangement personnel pour y laisser ses fardes ou boites (= archive vivante). Les fardes doivent être de couleur unie noire et en bon état. Il n'y a pas de règle en ce qui concerne la languette personnalisable.

 

Réunions – salle de réunion et espace de convivialité

Pour la paix de tous, il n'est pas permis de tenir une réunion ou de recevoir un client à l'étage de travail. Les clients sont reçus au rez-de-chaussée.

 

Tout membre à accès librement à la salle de réunion. Pour ce faire un agenda partagé sur internet d'occupation de la salle est mis à disposition des membres. La salle doit être réservée au minimum la veille. Les membres « poste-fixe » ont priorité sur les membres « poste-partagé ».

 

La salle est équipée d'un grand écran LED avec raccordement HDMI.

 

L'espace de convivialité est également accessible pour des réunions improvisées en petit comité.

 

Cuisine et consommations

La cuisine est la vôtre, respectez là. Il est possible de faire de la petite restauration chaude (micro-onde et taque de cuisson). Un frigo est à votre disposition pour vous permettre de stocker des denrées de manière temporaire. Tout aliment resté dans le frigo plus d'un mois sera automatiquement jeté. Il est demandé que chaque produit placé dans le frigo soit marqué des initiales de son propriétaire et de la date.

 

Une fontaine a eau est également présente à accès libre. Café et thé sont compris dans les loyers, à condition de ne pas en abuser.

 

Après votre départ de la cuisine, vos affaires doivent être débarrassée, la vaisselle dans le lave-vaisselle, la table nettoyée.

 

Utilisation des ressources logistiques et informatiques

Les membres ayant accès à Internet doivent dans la mesure du possible veiller à ne pas diffuser d’informations sensibles ou confidentielles sur les activités professionnelles et personnelles des membres. L’utilisation d’Internet doit être réalisée dans le respect des règles de sécurité et des dispositions légales relatives notamment au droit de propriété, à la diffamation, aux fausses nouvelles, aux injures et provocations. Les agissements contraires aux règles de fonctionnement établies pourront entraîner des sanctions.

 

L'usage des ordinateurs, logiciels, photocopieurs, imprimantes, matériels de bureau, consommable... est réservé à l'activité professionnelle des membres de iCUB. Un usage à des fins personnelles non professionnelles limitées est toléré à condition de ne pas perturber l'activité.

Par contre, il n'est pas admis, sans autorisation préalable, d'utiliser tout matériel ou consommable du bureau pour un usage personnel professionnel ou commercial autre que celui prévu par le contrat de bail.

 

Il est totalement interdit d'installer de nouveaux logiciels sur les ordinateurs connectés au réseau sans autorisation préalable de iCUB. Chacun est responsable de l'ordinateur qu'il utilise et sera tenu pour responsable en cas de mise en péril de la sécurité informatique ou de traces de logiciels pirates ou sans licence ad hoc.

 

Permanence téléphonique

Les membres qui décrochent le téléphone général sont priés d'annoncer à l'interlocuteur que celui-ci est bien chez iCUB. Ils leur est également demandés de filtrer les appels dans la mesure du possible. Pour ce faire, il y a lieu de demander le nom de la personne, la société (au besoin le faire répéter, épeler) de demander pour quel dossier ou client il appelle et enfin l'orienter vers la personne en charge de ce dossier ou client et pas nécessairement vers la personne demandée par l'interlocuteur.

 

Durant l'heure de table commune, veiller à ce que le téléphone soit dévié vers la salle de repos ou l'une ou l'autre personne resté à son poste.

Courriel

Lors d'envoi de courriel, vieller à bien identifier le dossier dans l'objet du message. Commencer le message par un résumé du message et développer par la suite. Enfin, limitez au maximum les fautes d'orthographes ! Si l'orthographe n'est pas votre fort, le correcteur orthographique ANTIDOTE peut-être mis à votre disposition.

 

Tabagisme

Il est interdit de fumer dans les espaces de bureaux. - Il est donc formellement interdit de fumer dans : les bureaux, la salle de détente et de repas, la salle de réunion, les sanitaires, les couloirs...

 

Le tabagisme est uniquement toléré dans la cour. Pour une question d'image négative de iCUB, il n'est pas non plus toléré de se servir de l'espace devant l'immeuble comme fumoir.

 

Boissons et restaurations

Les boissons et tout autre aliment devront être consommés dans l’espace détente. La salle de détente et de repas est un lieu convivial, commun qui doit rester propre et bien tenu à tout instant.

 

Il est cependant toléré d'amener une tasse de café, un verre d'eau... sur son poste de travail. De même, manger un en-cas « non salissant » est également toléré. Aucune trace de vestige de nourriture n'est censée persister sur le poste de travail.

 

Alcool

L'ingestion d'alcool est proscrite durant les heures de travail et dans l'enceinte du bureau, sauf événement particulier autorisé par iCUB.

 

Discipline

Tout manquement aux règles relatives à la discipline donnera lieu à l’application de l’une des sanctions prévues par le présent règlement.

 

Tout comportement considéré comme fautif par iCUB pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une des sanctions énumérées ci-après par ordre d’importance. (Ex. : comportement désinvolte, introduction de personnes étrangères dans les espaces de travail, faute professionnelle, etc.)

 

Échelle des sanctions

Qui sont susceptible d’être mises en œuvre, les sanctions suivantes : - avertissement oral - avertissement écrit – amendes sur loyer – rupture unilatérale de bail.

 

Le membre sera convoqué par la direction de iCUB à un entretien préalable lorsque celui-ci envisagera de prendre une des sanctions qui précèdent à son égard.

 

Abus d’autorité en matière sexuelle et morale dans le travail

Aucun membre ne peut être sanctionné ni renvoyé pour avoir subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement d’un autre membre, de son représentant ou de toute personne qui a donné des ordres, proféré des menaces, imposé des contraintes ou exercé des pressions de toute nature sur le membre dans le but d’obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d’un tiers. Aucun membre ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral, qui ont pour objet ou pour effet : - une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité - d’altérer sa santé physique ou mentale - ou de compromettre son avenir professionnel. Aucun membre ne peut être sanctionné, renvoyé ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, pour avoir subi, ou refusé de subir, les agissements de harcèlement moral ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés, notamment en matière de : rémunération, de formation, de reclassement,d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation, de renouvellement de contrat de bail.

 

 

Entrée en vigueur et modification du dit règlement - Ce règlement entrera en vigueur le 20/01/2014 . Il est mis à disposition sur le site internet d'iCUB.

 

 

Fait à Auderghem , le .12/01/2014.

 

 

 

 

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